Når du skal lave udkald, kan du vælge mellem to typer: et udkald til en rute eller en "enkeltadresseafsendelse." I denne vejledning fokuserer vi på udkald til en rute. Klik på linket for at læse om enkeltadresseafsendelse.
1. Start udkaldet
Gå til forsiden og klik på knappen "Start udkaldelse".
2. Udkaldsindstillinger
Testkørsel: Hvis du markerer feltet "Er dette en testkørsel?", bliver der ikke oprettet fakturalinjer, og udkaldet kan efterfølgende slettes. Almindelige udkørsler kan ikke slettes uden kontakt til en WinterManager-administrator.
Send SMS til chauffører: Marker feltet "Send SMS til chauffører?" for automatisk at sende besked til de tilknyttede chauffører. Hvis du udsender på vegne af en underleverandør, anbefales det ikke at sende SMS med det samme, så underleverandøren kan sikre, at de korrekte chauffører er tilknyttet.
Forretning: Vælg forretningen, hvis du administrerer for flere virksomheder.
Kørselsstart: Angiv starttidspunktet for kørslen.
Arbejdstype: Vælg arbejdstypen for kørslen. Bemærk, at underleverandører og chauffører kan justere arbejdstyper på hver adresse.
Vælg ruter: Vælg hvilke ruter der skal køres, og klik derefter på "Send".
3. Rutens farve:
Efter oprettelsen vises udkørslen på forsiden (og hos eventuelle underleverandører). Det kan tage 10-30 sekunder at indlæse adresser afhængigt af rutens længde.
Orange: Ruten er klar, men SMS’er er endnu ikke sendt til chaufførerne.
Blå: Ruten er i gang.
Grøn: Ruten er afsluttet inden for 24 timer.
Grå: Ruten er afsluttet for mere end 24 timer siden.
4. Redigering af aktiv rute
Klik på pilen yderst til højre for at åbne og redigere ruten i realtid. Som ved oprettelsen kan du trække adresserne i en ny rækkefølge. Dette påvirker kun det aktuelle udkald.
5. Ændring af chauffører:
Du kan altid ændre i chaufførerne, både før og under kørsel. Du skal blot klikke på knappen "Tilføj chauffører". Her har du så mulighed for at tilvælge nye chauffører, og sende SMS´er til dem. Er der ikke sendt SMS endnu til chauffører, bliver der først sendt når du sender til alle. Har du allerede sendt SMS, vil der automatisk blive sendt en SMS til de nye tilføjede chauffører.
Under chaufførlisten kan du manuelt godkende eller afvise om en chauffør skal køre ruten. De får en invitation på deres forside hvor de kan accepter eller afvise kørsler. Accepterer de, får de en grøn check, hvis de afviser får de et rødt kryds.
6. Tilknytning af opgaver og chauffører på stop:
Under hvert stop, kan du tilføje chauffører og opgaver. Som standard tager den automatisk de chauffører som var tilknyttet ruten før udkald, og tilknytter dem alle stop.
Du kan fjerne eller tilføje dine chauffører til hvert stop.
Chaufførerne kan kun se de stop som du giver dem.
Du har også mulighed for at definere hvilken opgave der skal udføres på hvert stop. Dette kan chaufføren også.
7. Manuel godkendelse af stop:
Du kan altid som administrator, manuelt godkende stop. Dette gør du ved at klikke på et stop, så en popup åbner. Her kan du, ligesom chaufførerne, uploade billeder, tilføjer noter og vælge tidspunkt for hvornår det er udført. Du kan manuelt vælge et tidspunkt, det kan chaufførerne ikke.
8. Live status af stop:
Du kan følge med i hvor langt chaufføren er, samt se deres billeder og noter. Til højre for hvert stop bliver tidspunktet enten grønt eller rødt. Er den grønt er der successfuldt blevet udført opgaven, er den rød er de blevet forhindret. Hvis de er forhindret, skal de tilføje en note. Ud fra hvert stop kan du også se om der er oprettet en note eller tilføjet billede.
Under kundesiden, kan du tilvælge at det er et krav at chaufføren tager billeder på alle stop.
9. Afslutning af udkald:
Når alle stop er gennemført, afsluttes ruten ved at klikke på "Afslut rute". Herefter oprettes fakturalinjer automatisk (medmindre det er en testkørsel), og det er ikke længere muligt at tilføje noter eller billeder til stop.
