SnowManager kan fortælle folkene bag en adresse, hvordan arbejdet der går. Der er tre beskeder, hver med sin egen kontakt og sin egen tekst:
- Job startet: et hold er gået i gang med arbejdet på adressen.
- Job udført: jobbet på adressen er udført.
- Job ikke fuldført: chaufføren kunne ikke gøre jobbet færdigt.
Slå dem til, og skriv teksten
Åbn Indstillinger, og vælg Notifikationer. Hver af de tre har et kort med en kontakt og en redigeringsknap. Redigering åbner Emnelinje, E-mail-tekst og, hvor din virksomhed kan sende sms'er, Tekstbesked (SMS). Over felterne står de pladsholdere, du kan bruge; klik på en, så sættes den ind, hvor markøren står, i det af de tre felter, du sidst skrev i. Tryk på Gem for at gemme teksten.
Pladsholderne udfyldes for hvert stop:
| Pladsholder | Bliver til | I |
|---|---|---|
{{worktype}} |
stoppets arbejdstype | alle tre |
{{location}} |
adressens navn eller vejadresse | alle tre |
{{comment}} |
chaufførens note | Job udført, Job ikke fuldført |
{{starttime}} |
tidspunktet, holdet ankom | alle tre |
{{endtime}} |
tidspunktet, holdet kørte | Job udført, Job ikke fuldført |
{{enddate}} |
dagen, holdet kørte | Job udført, Job ikke fuldført |
{{date}} |
dagen, holdet ankom | Job startet |
{{company}} |
din virksomheds navn | Job startet |
Tidspunkter og dage skrives i din virksomheds tidszone og sprog. Et stop, der blev afsluttet uden
en registreret afgang (fx markeret ikke fuldført fra kontoret), har intet sluttidspunkt; dets
slutdato er den dag, det var planlagt til. Tekster gemt, før Job udført og Job ikke fuldført
fik {{enddate}}, brugte {{date}}; de er omdøbt til {{enddate}} for dig, og en {{date}}, der
står tilbage i en af dem, viser stadig slutdatoen.
En kontakt, der er slået fra, sender ingenting, hverken som e-mail eller som sms. Job startet har en standardtekst, så den sendes, selv om du aldrig har redigeret den. Job udført og Job ikke fuldført har ingen standard-e-mail: er kontakten slået til, men der ikke er gemt et emne eller en tekst, sendes der ingen e-mail (en sms sendes stadig med standardteksten for sms).
Send en test til dig selv
Under hver skabelons felter er Send test-e-mail og, hvor din virksomhed kan sende sms'er, Send test-SMS. De sender det, der står i felterne lige nu, gemt eller ej, til dig alene: e-mailen til den adresse, du logger ind med, sms'en til telefonnummeret på din profil (med landekode). Pladsholderne udfyldes med opdigtede værdier: en eksempeladresse og -arbejdstype og et job, der startede for en time siden og sluttede nu. Test-e-mailens emne begynder med [Test]. En test-SMS er en rigtig sms: den afregnes som enhver anden og kræver, at sms er slået til.
Sådan ser e-mailen ud
E-mailen er din tekst i et hvidt kort med din virksomheds logo øverst (din virksomheds navn, hvis du ikke har uploadet et logo; se Virksomhedsindstillinger; en logofil over 512 KB udelades i e-mailen). I bunden står der, at den er sendt af din virksomhed med SnowManager. Den sendes i din virksomheds navn fra SnowManagers afsenderadresse.
Anden tekst til én adresse
En adresse kan have sine egne tre beskeder i stedet for dem under Indstillinger. Åbn adressen, gå til fanen Kontakter, og slå Tilpasset notifikation til. Adressen får sin egen Job startet, Job udført og Job ikke fuldført, hver med en kontakt, en Rediger-knap og de samme felter, pladsholdere og testknapper som under Indstillinger. Første gang den slås til, begynder de som en kopi af din virksomheds tekster og kontakter.
Når den er slået til, erstatter adressens egne beskeder helt dem under Indstillinger, kontakter medregnet: en besked, der er slået til for adressen, sendes, også når den er slået fra under Indstillinger, og en, der er slået fra for adressen, sendes ikke, selv om den er slået til under Indstillinger. Slå Tilpasset notifikation fra igen, så bruger adressen igen beskederne under Indstillinger; dens egne tekster gemmes, hvis du slår den til senere. Kun den virksomhed, der ejer adressen, ser afsnittet og kan ændre det.
Hvis besked det er
Beskeden tilhører den virksomhed, der ejer adressen. Dens kontakt, dens tekst og dens navn som afsender bruges, også når en underleverandør udførte arbejdet eller sendte udkaldet. En underleverandør skriver aldrig til ejerens kunder i sit eget navn eller med sin egen tekst.
Hvem modtager dem
To lister på adressen afgør, hvem der får besked:
- Notifikationer, på adressens fane Kontakter: e-mailadresser og, hvor din virksomhed kan sende sms'er, telefonnumre. Hver række har to flueben, Når jobbet starter og Når jobbet er afsluttet. Job startet går til de rækker, hvor det første er sat; Job udført og Job ikke fuldført går til de rækker, hvor det andet er sat. Du tilføjer og ændrer rækkerne, mens du redigerer adressen; se Tilføj en adresse.
- Kundekontakt, på samme fane: en kontakt med Send e-mailnotifikationer slået til får Job udført og Job ikke fuldført på e-mail, aldrig Job startet og aldrig som sms. Kun kontakterne hos adressens nuværende kunde tæller.
En e-mailadresse, der står på begge lister, får mailen én gang.
Som sms
Telefonnumrene på adressens liste Notifikationer får en sms om de samme hændelser, når ejeren har slået sms til: Indstillinger, Notifikationer, kortet SMS-notifikationer, Slå til. Sms'er betales pr. SMS af den virksomhed, der ejer adressen, til den pris, der blev vist, da sms blev slået til. En sms på op til 160 tegn er én SMS, længere beskeder to eller tre, og en sms skæres ned til højst tre SMS. Kortet viser sæsonens gratis SMS, hvor mange der er tilbage, og en liste måned for måned over beskeder, SMS, gratis, fejlede og beløbet, der skal betales.
Der sendes ingen sms, når:
- sms er slået fra hos ejeren, eller sms ikke tilbydes i ejerens valuta;
- beskedens kontakt er slået fra;
- nummeret ikke har en landekode, som sms'er kan sendes til (adresseformularen siger hvilke, når du tilføjer et);
- nummeret ikke har flueben ved hændelsen.
Sms'en kommer fra ejerens virksomhedsnavn, når det kan være i elleve bogstaver og tal, og ellers fra SnowManager. En sms, der ikke kunne sendes, giver en notifikation under klokken i ejerens virksomhed: {0} SMS til kunden om {1} kunne ikke sendes.
Hvornår hver enkelt sendes
Job startet sendes én gang pr. stop, første gang et hold registreres som ankommet, og stoppet er i gang: et check-in via GPS, et check-in på telefonen eller Start arbejde. Et hold mere, et genoptaget stop eller en gentaget GPS-melding sender den ikke igen. Et stop, der gik direkte fra urørt til udført, har aldrig været "i gang", og kunden hører kun om afslutningen. Var kontakten slået fra, da stoppet startede, sender det ikke beskeden for det stop at slå den til senere.
Job ikke fuldført sendes med det samme, når en chauffør markerer stoppet som ikke muligt (i appen eller på webben) eller afslutter det i appen med en årsag. Den glemmer også en Job udført, der stadig venter for det stop, så en kunde, der har fået at vide, at jobbet ikke kunne udføres, ikke hører "udført" et par minutter senere.
Job udført venter. Stoppet bliver udført, grønt og fakturerbart med det samme; kun beskeden til kunden holdes tilbage, indtil holdet har været væk fra adressen i adressens ventetid. Ventetiden regnes fra holdets sidste afgang: GPS-check-out fra det besøg, der afgjorde stoppet, eller det øjeblik, nogen fuldførte det manuelt. Ses et hold inden for adressens geozone igen i ventetiden, starter den forfra fra holdets næste afgang, så et hold, der vender om for en ekstra tur, ikke udløser "udført" to gange: kunden hører én gang, efter den sidste tur. De ventende beskeder tjekkes hvert minut, så en besked kan gå op til et minut efter, at ventetiden er slut.
Ventetiden sættes pr. adresse af den virksomhed, der ejer den: på adressens fane Detaljer, under kortet, Ventetid før "Job udført" (min). Den er 5 minutter, medmindre adressen har sin egen, fra 0 (giv kunden besked, så snart stoppet er udført) til 120. Se registreringsindstillinger under kortet, og sådan virker GPS-check ind og check ud for, hvad der tæller som inden for geozonen.
Når en adresse ligger på to ruter i samme udkald, slutter stoppet først, når den sidste tur slutter, og det samme gør beskeden.
Job udført sendes højst én gang pr. stop. Genåbnes stoppet, før beskeden er sendt, droppes den ventende besked, og stoppets næste fuldførelse starter en ny ventetid.
Sendes aldrig
- En manuel registrering af arbejde, der allerede er udført: ingen fik at vide, at arbejdet var planlagt, så ingen får at vide, at det er færdigt.
- Et testudkald.
- En adresse, som ingen virksomhed ejer længere.
- Et stop, der kun nås via ruter med Send aldrig kundenotifikationer slået til. En adresse, der også ligger på en rute uden den kontakt, får stadig besked via den rute; se Ruteindstillinger.