Rapporter → Eksportér er kun for administratorer, og en kommune har den ikke. Siden har to faner: Katalog og Historik.
Vælg en eksport
Du kan søge i kataloget og afgrænse det efter kategori. Øverst er der to afsnit: Favoritter (tryk på stjernen på et kort for at beholde det der) og Senest brugt, de fire, du kørte sidst. Hvert kort nævner de formater, det laver, og hvornår det sidst blev kørt. Eksporterne i dag:
- Ejendomsdata: alle ejendomme med kunde, adresse, underleverandør og adgangsnoter. Afgræns den til Lokationsgrupper; en kolonne nævner hver adresses gruppe med gruppens ID i parentes. Medtag priser tilføjer prissætningstypen og, pr. arbejdstype, din pris og din omkostning på hver adresse.
- Kunder: én række pr. kunde med kundenummer, navn, kundens egen adresse, e-mail, telefon med landekode, CVR, EAN, Fakturareference, Ekstern fakturareference, de betalingsbetingelser og den kundegruppe, dit regnskabsprogram kender dem under, kundens status og hvor mange Aktive lokationer kunden har. Kun kunder med mindst én aktiv adresse kommer med; sæt hak i Medtag kunder uden aktive adresser for at få hele kunderegistret. Adresse, e-mail og telefon er kundens egne, ikke ejendommenes. Afgræns den til Lokationsgrupper for at få kunderne med en adresse i de grupper. Kunder på adresser, du har som underleverandør for en anden, kommer aldrig med: de er din opdragsgivers kunder.
- Leverandør månedsoversigt: én række pr. adresse pr. leverandør med begge sider af handlen. En ekstra arbejdstype tæller som arbejde kørt under sin egen arbejdstype.
- Leverandøroverblik pr. måned: én række pr. underleverandør med faktureret, tjent og margin. En underleverandør, I ikke længere samarbejder med, kommer med i de perioder, hvor I har afregnet med dem.
- Fakturalinjer: én række pr. fakturalinje i perioden, fra de fakturaer, du udsteder, og afregningerne med dine underleverandører, med fakturaens art, hvem der udstedte den, og hvem der udførte arbejdet. Arkiverede fakturaer er ikke med, medmindre du slår Medtag arkiverede fakturaer til. En underleverandør, der eksporterer, ser kun sin egen side af en afregning, aldrig hovedentreprenørens kundeoplysninger.
- Arkiverede fakturalinjer: linjer, der er taget af en faktura i perioden, i begge retninger.
- Ekstraydelser og kreditnotaer: de linjer, nogen har skrevet, i stedet for dem appen har lavet som kladde ud fra en arbejdstype, uanset fakturaens tilstand, også arkiverede fakturaer. Én række pr. postering, med det, kunden faktureres, og det, leverandøren får betalt for samme hændelse, side om side: en manuel linje og dens spejling på den anden faktura er én række, ikke to. SnowManager har ikke noget kreditnota-dokument, så en kreditering i denne fil er ganske enkelt en linje med et negativt beløb, uanset hvad den dækker: penge givet tilbage til en kunde, et fradrag aftalt med en leverandør, eller det fratræk, en afgjort klage lægger på en leverandørs afregning (se Sådan vurderes, tidsfastsættes og afgøres en klage). Sådan en række står som Kredit i kolonnen Type, og beløbet beholder sit minustegn, så beløbskolonnerne lægger sammen til det, der faktisk blev opkrævet. En linje, der er taget af en faktura, er ikke en kreditering: en arkiveret linje er slet ikke med i denne fil og hører til Arkiverede fakturalinjer.
- Vagttimer: alle vagter i perioden, med timerne og om de er godkendt.
- Arbejdsrapport: alle opgaver udført på dine adresser i perioden, én linje hver, i ét ark. Hver linje har Dato og Tid i hver sin kolonne, skrevet i din virksomheds datoformat, urformat og tidszone, derefter kunden, adressen, Type (arbejdstypen, med eventuelle ekstra arbejdstyper udført ved samme besøg), Status (Fuldført, Ikke muligt eller Ekstra passage), årsagen til et Ikke muligt og Udført af. Et stop, der køres i flere passager, giver én linje pr. passage. Ekstra gebyrer brugt ved et stop, for eksempel salt, får deres egen linje under stoppets sidste passage, med Antal: den mængde, chaufføren indtastede, eller for et gebyr, der tilføjes fakturaen, når opgaven er udført, adressens mængde. En chauffør fra en virksomhed, du ikke samarbejder direkte med, nævnes kun ved sin virksomhed. Afgræns den til Kunder, Lokationer eller Lokationsgrupper; Datointerval er påkrævet. En opgave hører til den dag, den blev udført, i din virksomheds tidszone, ikke den dag, udkaldet var planlagt: en kørsel afsluttet kl. 00:30 den 1. hører til den nye måned.
Tre mere, ISS BTB fakturagrundlag, ISS BYGST fakturagrundlag og ISS UL leverandørgrundlag, er lavet til én kunde og vises kun for den forretning, de er givet til. Står de ikke i dit katalog, er de ikke dine at køre; der er intet at slå til.
Sæt parametrene, og kør
-
Klik på kortet. Panelet Eksportparametre åbner.
-
Udfyld det, eksporten beder om. Felter markeret med
*er påkrævede: som regel Datointerval, for ISS-eksporterne (hvor de er givet) også Lokationsgrupper eller én Underleverandør. De øvrige afgrænser rækkerne: Kunder, Underleverandører, Lokationsgrupper, Postnummer (kun postnumre, du har adresser i), Ruter, Arbejdstyper, Type og Fakturastatus, og i arbejdsrapporten Lokationer. Et tomt filter betyder alle. I de fleste eksporter tilbyder Underleverandører øverst Egen virksomhed med din virksomheds navn, for det arbejde, ingen andre var sat til, altså det, dine egne folk kørte; leverandøroverblikket, som kun har én række pr. underleverandør, gør ikke. -
Kunder har kontakten Medtag kunder uden aktive adresser, som er slået fra, indtil du sætter hak i den.
-
ISS UL leverandørgrundlag kan også Send filen til underleverandøren på mail, når den er klar. Det er slået fra, indtil du sætter flueben.
-
Vælg Format, Excel (.xlsx) eller CSV (.csv), og tryk på Kør eksport.
Du lander på Historik med den nye række fremhævet og I kø. Du behøver ikke vente på den: du får en mail, når filen er klar (se nedenfor).
I en CSV-fil skrives beløb som et almindeligt tal: to decimaler og ingen tusindtalsseparator (1038.00, ikke 1,038.00), med filsprogets decimaltegn. Et regneark læser hvert beløb som et tal, så en kolonne lægger rigtigt sammen.
Eksportér fra fakturasiderne
Siderne for kundefakturaer, timefakturaer og underleverandørfakturaer har en Eksport-knap øverst, for administratorer. Den laver en Fakturalinjer-fil gennem den samme kø, for den side af regnskabet, siden handler om. Sæt den op under Generer ny, og tryk på Generer: så længe vinduet er åbent, hentes filen af sig selv, så snart den er klar, som regel inden for få sekunder. Lukker du vinduet, bliver filen lavet alligevel; du får en mail, når den er klar, og Eksporthistorik i vinduet viser alle filer, der allerede er lavet, med Download på hver færdig række.
- Uden flueben: vælg Datointerval og eventuelt Underleverandører, og om der skal Opret separat fil for hver underleverandør (en fane til hver i Excel; i en CSV samles rækkerne i stedet under underleverandørkolonnen). Fra timesiden indeholder filen kun linjer med timepris, og fra Faktura som underleverandør kun de afregninger, der er stillet til dig.
- Med flueben ved fakturaer: knappen viser Eksport (3), og filen indeholder præcis de fakturaer, uanset deres datoer og også de arkiverede: Kun de 3 markerede fakturaer kommer med. Der er ingen periode at vælge. Markeringslinjen nederst på listen har ikke længere sin egen eksportknap.
- Inde i en åben faktura: Eksport eksporterer kun den faktura, eller kun de linjer, du har sat flueben ved i den (Kun de 2 valgte linjer kommer med.). En faktura, der endnu ikke er oprettet, kan ikke eksporteres.
På Faktura til underleverandør åbner knappen uden flueben i stedet sidens egen eksport: vælg en Skabelon blandt underleverandøreksporterne, Underleverandører og Datointerval. Den virker på samme måde: historikken opdaterer sig selv, mens filen bliver lavet, og filen hentes, så snart den er klar, hvis vinduet stadig er åbent.
Historik
Hver kørsel vises med Skabelon, Eksportparametre, Oprettet af, Oprettet, Rækker og Status: I kø, Kører, Fuldført, Fejlet, Annulleret eller Udløbet. Tryk på Download på en fuldført række, eller Annuller, mens den stadig arbejder. Afgræns listen efter skabelon, status, datointerval eller Kun mine.
En fil, der blev lavet, men ikke kunne sendes på mail til underleverandøren, viser Ikke sendt; hold musen over for at se årsagen, og hent den så og send den i hånden. Filer gemmes i 30 dage, og derefter skifter rækken til Udløbet.
Når filen er klar
Hver færdig eksport, fra denne side eller fra en fakturaside, bliver sendt på mail til den, der startede den, på vedkommendes eget sprog: Din eksport er klar: Fakturalinjer. Tryk på Hent filen i mailen, så åbner denne side på filens række og henter den med det samme. Er du logget ud, logger du først ind og kommer så direkte til filen.
Mailen linker til siden, ikke til selve filen, så det almindelige login gælder stadig: sender du mailen videre, får modtageren ikke filen. Klokken ringer også, Eksport klar: {0}, og åbner rækken.