En kladde, der kom fra et udkald med den forkerte arbejdstype, eller tyve linjer, der alle skal have samme pris, behøver ikke rettes én linje ad gangen. Sæt flueben ved linjerne, og ret dem samlet.
Sådan gør du
Åbn fakturaen. Sæt flueben ved de linjer, du vil ændre, med afkrydsningsfeltet på hver række eller feltet i overskriften for dem alle. To knapper vises ved siden af Arkivér og Gendan:
- Skift arbejdstype: vælg én arbejdstype, eller Manuel for en linje uden arbejdstype;
- Sæt pris: skriv én enhedspris, som gerne må være negativ.
Tryk på Anvende. Beskeden fortæller, hvor mange linjer der blev ændret, og alt andet, der skete.
Det virker på kundefakturaer, timefakturaer og underleverandørfakturaer, overalt hvor en linje overhovedet kan redigeres: mens fakturaen er Kladde, Klar eller Fejl. En sendt eller arkiveret faktura viser ikke knapperne og afviser ændringen, hvis den alligevel forsøges. Arkiverede linjer i dit udvalg lades i fred; kun de aktive ændres.
Hvad det gør at skifte arbejdstype
Hver linje får den nye arbejdstype og den pris, adressens egen prisliste har for den arbejdstype: kundeprisen på en kundefaktura, omkostningen på en underleverandørfaktura. En adresse, der ikke har en pris for den valgte arbejdstype, beholder linjens nuværende pris i stedet for at falde til nul, så en manglende sats aldrig i stilhed afskriver arbejdet. Manuel fjerner arbejdstypen og beholder prisen.
Stoppet bag hver linje skifter også til samme arbejdstype, så udkaldet og fakturaen fortsat fortæller den samme historie. Nogle stop er ikke dine at ændre, og de nævnes i en ekstra besked med årsagen:
- udkaldet tilhører en anden forretning, så planen er deres;
- udkaldet blev annulleret;
- udkaldet har intet stop for den adresse;
- stoppet blev fjernet fra eller annulleret på udkaldet;
- stoppet er faktureret på en anden godkendt eller sendt faktura, som denne ændring ikke rører;
- linjen fakturerer en ekstra arbejdstype på stoppet, så stoppets egen arbejdstype blev stående, som den var.
Er den nye arbejdstype en, stoppet har som ekstra, fjernes den ekstra fra stoppet, så det samme arbejde ikke faktureres to gange.
Selve linjerne ændres stadig i alle disse tilfælde. En manuel linje, der ikke fakturerer et stop, springer bare dette trin over.
Sæt pris gør én ting: alle linjer med flueben får den pris, du skrev. Feltet åbner på prisen fra den første linje med flueben, og prisen må gerne være under nul, hvilket gør hver af linjerne til en kreditering, både på en kundefaktura og på en afregning; se Gennemgå og send en kundefaktura. Antallet røres ikke, så en krediteret linje tæller fortsat det arbejde, den talte før.
Den anden side af regnskabet
Hvis en af linjerne med flueben har en modpart på den anden side, tilbyder vinduet Opdater også underleverandørfakturaen (eller Opdater også kundefakturaen på en underleverandørfaktura). Lader du fluebenet stå, får modparten samme arbejdstype, prissat ud fra samme prisliste til sin egen sats, eller samme indtastede pris.
Der oprettes aldrig en modpart på denne måde: en linje uden modpart lades, som den er. En modpart på en faktura, der allerede er sendt eller arkiveret, lades også i fred, og beskeden fortæller, hvor mange der blev sprunget over af den grund.
Det ændrer ikke dine priser
Det er værd at sige helt klart: at rette en faktura ændrer aldrig en adresses prisliste. Begge handlinger læser prislisten for at finde ud af, hvad en ændret arbejdstype skal koste, og skriver intet tilbage til den. Næste måneds udkald på den adresse prissættes præcis, som det ellers ville være blevet.
Vil du ændre, hvad en adresse koster fremover, retter du priserne på selve adressen, hvilket er en anden opgave med en anden konsekvens. Se Priser på en adresse og Hvilken pris der bruges.
Fakturahistorik registrerer masseændringen linje for linje og felt for felt, præcis som den registrerer en enkelt rettelse, så fakturaen altid kan redegøre for sig selv bagefter.