"Hvorfor er der ingen faktura endnu?" og "hvorfor står denne linje her?" har samme svar: reglerne nedenfor. De bruges, hver gang et udkald bekræftes, og ingen andre steder.
Øjeblikket
Fakturalinjer laves som kladde, når en forretning trykker på Bekræft og opret fakturaer på et udkald, og stoppene i den forretnings del alle er lukket (Fuldført, Ikke muligt, Fjernet eller Annulleret), med mindst ét Fuldført. Der laves ingen kladde, når den sidste chauffør bliver færdig; der laves ingen kladde, når udkaldet markeres som fuldført; kun bekræftelsen laver kladder. Hver fakturerende forretning bekræfter sin egen del, så en hovedforretning kan fakturere én underleverandørs færdige arbejde, mens en anden stadig er ude.
Det gør ikke noget at bekræfte igen: systemet husker, hvilke stop det allerede har lavet linjer for, og laver kun linjer for det nye.
Hvilke stop der bliver til linjer
- Fuldført-stop, og kun dem. Stop, der er forhindret, fjernet eller annulleret, faktureres ikke og blokerer ikke noget.
- Én adresse på et udkald er én linje, uanset hvor mange ruter eller besøg den havde. En adresse med timepris, som to ruter dækker, faktureres som summen af dens passager, ikke tiden fra første ankomst til sidste afgang, og dens linje venter, til hver passage er registreret. Se når to ruter dækker samme adresse.
- Et stop med ekstra arbejdstyper (f.eks. grusning tilføjet et saltningsbesøg) får én linje mere pr. ekstra arbejdstype, ved siden af sin egen linje og til den ekstra arbejdstypes egen pris, på begge sider af kæden. Se Ekstra arbejdstyper på et stop.
- Et stop med Ingen pris for sin arbejdstype springes over (ingen nullinje) og kan stadig faktureres, indtil der findes en pris; så dukker det op i tilbuddet om efterfakturering.
- En adresse med pr. sæson giver ingen kundelinje pr. udkald; dens penge kommer som sæsonrater. Afregningen med underleverandøren kører stadig pr. stop.
- En kommunes egne adresser giver ingen linjer i nogen retning.
- En forretning, der har afvist udkaldet, får ingen linje mod sig og ingen fra sig.
- Et Adresseudkald fakturerer kun de sider, som den, der oprettede det, valgte: Kunde og underleverandør, Kun kunden, Kun underleverandøren, eller slet ingen, når Skal faktureres var slået fra. Rute-, zone- og manuelle udkald fakturerer altid begge sider, og et Testudkald fakturerer ingen af dem. Se Hvem der faktureres for et adresseudkald.
Hvert fuldført stop giver op til to slags linjer: en Kundelinje på fakturaen fra den forretning, der ejer adressen, til den forretnings pris; og en afregningslinje for hvert led i kæden af underleverandører, til den betalende forretnings omkostning. De to sider er uafhængige: at fakturere kunden kræver ikke, at underleverandørsiden findes, og omvendt.
Hvilken faktura linjen havner på
Linjen kommer på kundens åbne genererede kladde for samme måned (måneden for arbejdet, ikke måneden, du bekræftede i). Findes der ingen åben kladde, oprettes en. En kladde, der er Sendt, genåbnes aldrig: den næste bekræftelse starter en ny kladde.
Hvordan kladderne deles op, afgøres af Fakturagruppering: Pr. kunde (én kladde pr. kunde pr. måned) eller Pr. lokation (én pr. adresse). Kundens egen indstilling går forud for forretningens standard. Grupperingen følger den forretning, der fakturerer kunden, aldrig den underleverandør, der udførte arbejdet.
Hvad der stadig kan ændre en linje
- Hvis du ændrer et stops Arbejdstype, mens linjen er en kladde, arkiveres linjen, og der laves en ny; når fakturaen ikke længere er en kladde, afvises ændringen. At tilføje eller fjerne en ekstra arbejdstype følger samme regel.
- Gendannelse af et fuldført stop til ikke startet fjerner dets kladdelinje.
- Et nyt udkald til samme adresse og arbejdstype fakturerer sin egen linje; når de to besøg ligger inden for seks timer af hinanden, får linjen Mulig dublet, så en person tager stilling.
- Fortryd afsendelse tager en faktura tilbage til kladde; der laves ikke nye linjer af den grund.
Hvis faktureringen fejler
Hvis afsendelsen til økonomisystemet eller selve oprettelsen af kladden fejler, forbliver udkaldet fuldført: fejlen vises, men intet rulles tilbage. Ret årsagen, og bekræft igen.